Учёт расхода топлива и списание ГСМ в автопарках
Как выстроить грамотную учётную политику в компании, владеющей транспортом? Рассказываем о ключевых моментах, делимся практическими советами и рекомендациями.
Не лишним будет напомнить, что топливо является основной частью расходов каждого автопарка. Поэтому правильный учёт и корректное списание ГСМ – это первостепенная задача для любой компании, использующей транспорт.
С точки зрения бухгалтерской работы и налоговой отчётности тут есть масса нюансов. Конечно, охватить все аспекты в рамках одной статьи не получится. Постараемся остановиться на главном и понять, как сделать учёт топлива максимально точным и удобным для компаний.
Учёт нормативного и фактического расхода топлива
Нормы расхода, в качестве экономически обоснованных показателей, применяются как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Несмотря на то, что НК РФ формально не требует нормировать списание ГСМ, налоговики вправе затребовать обоснование топливных затрат. Самим компаниям бывает тоже выгоднее опираться на установленные нормы с целью снижения налогооблагаемой базы (зависит о формы собственности и налоговой нагрузки). А вот с позиций бухучёта предпочтительнее учитывать топливо по факту, что лучше сказывается на финансовых показателях. Поэтому многие автопарки практикуют комбинированный подход. Но в любом случае для точного учёта ГСМ необходимо понимать, насколько утвержденные нормы действительно соответствуют реальной ситуации.
Рассмотрим два основных варианта расчёта норм топлива:
Первый вариант
В большинстве случаев автопарки ориентируются на уже разработанные нормы - в первую очередь, это документы Минтранса РФ. Рекомендованные нормативы для различных марок ТС закреплены в распоряжении N АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте». Документ постоянно обновляется - последняя редакция вышла 20.09.2018.
В актуальной версии распоряжения указаны отдельные типы ТС и спецтехники, формулы расчета норм и поправочные коэффициенты. Эти коэффициенты учитывают особенности дорог, время года, срок службы машин, численность населения пунктов, в границах которого передвигается транспорт, и т.д. Также в случае с каждым типом ТС есть коэффициенты с поправкой на вид топлива и объем цилиндра.
Используя нормативы Минтранса, расход топлива двумя можно вычислить двумя способами:
Простейший способ: разделить литры топлива на километры, умножить на 100 и применить поправочные коэффициенты.
Не такой легкий, но более точный способ: использовать формулы с учетом норм расхода, которые указаны в распоряжении N АМ-23-р по отношению к конкретным маркам ТС. Если это легковой автомобиль, то формула выглядит так:
Qн — норма расхода топлива, л; Hs — базовая норма расхода топлива на 100 км, (л/100 км); S — пробег автомобиля, км; D — коэффициент поправки (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.
Дополнительно при расчётах можно опираться на нормы, заявленные в технической документации производителей автомобилей. И применять по отношению к ним коэффициенты Минтранса.
ПЛЮСЫ. Нормы Минтранса достаточно тщательно проработаны и постоянно актуализируются.
МИНУСЫ. Нормы Минтранса, так же как и «паспортные» нормы производителей, носят обобщенный характер. В реальности на расход топлива влияет совокупность факторов, которая отражается на каждом автомобиле абсолютно индивидуально. Так, по мере увеличения срока службы и пробега, нормированные значения будут всё меньше совпадать с фактическими показателями. При разных обстоятельствах нормы расхода топлива одних и тех же марок ТС и с теми же поправочными коэффициентами могут очень сильно отличаться.
Второй вариант
Второй вариант нормирования заключается в собственной разработке норм с учётом реальных условий и параметров эксплуатации транспортных средств.
Ещё раз подчеркнём, что нормы Минтранса носят методический или сравнительно-сопоставимый характер. Они не являются неукоснительными. И каждая компания вправе самостоятельно произвести замеры и определить поправочные коэффициенты. При этом, ничего не мешает в дальнейшем применять по отношению к собственным нормам ведомственные коэффициенты.
Для выработки своих норм в автопарке создается комиссия, состоящая из руководства, технических специалистов и – обязательно – водителей ТС конкретных марок. На основании соответствующего приказа комиссия производит контрольные замеры расхода топлива, исходя из характеристик транспортного средства, условий эксплуатации, времени года и т.д. Кстати, для зимнего и летнего периодов дозволено утверждать разные лимиты.
Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. Эти внутренние локальные акты можно изменять, если, например, возникают сомнения в показаниях или когда в автопарк поступают новые ТС. Только нужно, чтобы всё было непременно задокументировано. Шаблоны приказов и актов вы можете скачать по этим ссылкам:
Приказ об определении величины расхода топлива
Акт контрольного замера расхода топлива
Приказ о нормах расхода топлива
На самом деле, далеко не все автопарки самостоятельно разрабатывают собственные нормы. Либо нет рвения, либо не хватает знаний и опыта. Хотя, не сложно найти тех, кто готов помочь. На простом уровне с этим справится и сотрудник автосервиса. Серьёзнее к делу подходят специализированные метрологические организации и центры по установке спутниковых систем контроля топлива. Главное понимать, что правильное нормирование поможет компании заранее избежать перерасхода топлива на уровне 15-20%!
Среди традиционных способов замера встречаются такие, как: подключение мерного бачка к топливной системе, использование специального щупа с нанесенной шкалой, перелив ГСМ в мерные емкости для сравнительного анализа и др. Но на результат показаний в каждом случае будет влиять допустимая погрешность выбранного способа.
Транспорт следует оснастить датчиками уровня топлива и бортовыми контроллерами. Это оборудование обязательно должно иметь сертификаты средств измерения. О том, как происходит разработка собственных норм с помощью ГЛОНАСC/GPS-систем, рассказывает специалист компании, занимающейся внедрением нашей системы:
Эксплуатационный замер проводится методом долива топлива до полного объёма бака. С целью исключения вмешательства в топливную систему со стороны персонала требуется её опломбировать и сфотографировать. Транспортное средство «прогоняют» на разных режимах (нормальная работа, максимальный режим), после чего снова полностью заправляют, посчитав объём добавленного топлива мерником или иными средствами измерения, которые должны иметь сертификат метрологической поверки. По итогам замеров фактические показатели (расход топлива, скорость, пройденное расстояние) сравниваются с данными системы спутникового мониторинга транспорта. Если отклонение находится в пределах нормы, то полученный эксплуатационный расход применяется в качестве нормы списания топлива (л/100км, л/моточасы). Если же обнаруживается разница свыше 5%, то стоит разобраться в причинах: проверить работу штатных систем ТС и верность показаний оборудования для спутникового контроля.
Далее в приказах для каждого ТС закрепляется своя фиксированная норма ГСМ. Топливо можно будет списывать по факту на основе данных спутникового мониторинга, но в объеме, не превышающем утверждённую норму. Если компания всё же останавливается на списании топлива исключительно по нормам, то данные о фактическом расходе используются для расследования спорных случаев.
Важное достоинство ГЛОНАСС/GPS-контроля состоит не только в том, что он позволяет эффективно отслеживать реальный расход топлива в автопарке, но и существенно оптимизирует учёт ГСМ – особенно если реализована интеграция спутниковой системы с программами для автоматизации управленческого и оперативного учёта.
Средства автоматизации учёта топлива
Современные программные продукты сильно изменили работу транспортников. В отличие от прошлых лет, им не нужно заниматься многими рутинными задачами, в том числе бумажной волокитой. Такие программы, как «1С:Управление автотранспортом», «1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом», «1С:TMS Логистика. Управление перевозками», а также различные модификации и аналоги этих продуктов внедрены практически во всех автопарках.
Подобные программы включают немало базовых возможностей, дополнительных подсистем и модулей для комплексного управления транспортом: планирования, контроля, распределения заказов, расчёта амортизации, начисления зарплаты и много другого.
