Москва
Ваш город Москва?
Да
Нет
Войти в личный кабинет

Учёт расхода топлива и списание ГСМ в автопарках

Как выстроить грамотную учётную политику в компании, владеющей транспортом? Рассказываем о ключевых моментах, делимся практическими советами и рекомендациями.
Не лишним будет напомнить, что топливо является основной частью расходов каждого автопарка. Поэтому правильный учёт и корректное списание ГСМ - это первостепенная задача для любой компании, использующей транспорт.
Проработанная учётная политика, включая постоянный анализ фактического расхода топлива, позволяет снижать потери ГСМ и сокращать затраты автопарков на 10-50%.
С точки зрения бухгалтерской работы и налоговой отчётности тут есть масса нюансов. Конечно, охватить все аспекты в рамках одной статьи не получится. Постараемся остановиться на главном и понять, как сделать учёт топлива максимально точным и удобным для компаний.
Учёт и списание ГСМ

Учёт нормативного и фактического расхода топлива

Нормы расхода, в качестве экономически обоснованных показателей, применяются как в бухгалтерском, так и в налоговом учёте. Несмотря на то, что НК РФ формально не требует нормировать списание ГСМ, налоговики вправе затребовать обоснование топливных затрат. Самим компаниям бывает тоже выгоднее опираться на установленные нормы с целью снижения налогооблагаемой базы (зависит о формы собственности и налоговой нагрузки). А вот с позиций бухучёта предпочтительнее учитывать топливо по факту, что лучше сказывается на финансовых показателях. Поэтому многие автопарки практикуют комбинированный подход. Но в любом случае для точного учёта ГСМ необходимо понимать, насколько утвержденные нормы действительно соответствуют реальной ситуации.
Рассмотрим два основных варианта расчёта норм топлива:

1
В большинстве случаев автопарки ориентируются на уже разработанные нормы - в первую очередь, это документы Минтранса РФ. Рекомендованные нормативы для различных марок ТС закреплены в распоряжении N АМ-23-р "О введении в действие методических рекомендаций "Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте". Документ постоянно обновляется - последняя редакция вышла 20.09.2018.

В актуальной версии распоряжения указаны отдельные типы ТС и спецтехники, формулы расчета норм и поправочные коэффициенты. Эти коэффициенты учитывают особенности дорог, время года, срок службы машин, численность населения пунктов, в границах которого передвигается транспорт, и т.д. Также в случае с каждым типом ТС есть коэффициенты с поправкой на вид топлива и объем цилиндра.

Используя нормативы Минтранса, расход топлива двумя можно вычислить двумя способами:
Простейший способ: разделить литры топлива на километры, умножить на 100 и применить поправочные коэффициенты.

Не такой легкий, но более точный способ: использовать формулы с учетом норм расхода, которые указаны в распоряжении N АМ-23-р по отношению к конкретным маркам ТС.
Если это легковой автомобиль, то формула выглядит так:
Qн = 0,01 x Hs x S x (1 + 0,01 x D)
Qн — норма расхода топлива, л; Hs — базовая норма расхода топлива на 100 км, (л/100 км); S — пробег автомобиля, км; D — коэффициент поправки (суммарная относительная надбавка или снижение) к норме, %.

Подробнее о формулах расчета норм можно узнать в отдельных разделах распоряжении N АМ-23-р:

Легковые автомобили
Автобусы
Грузовые бортовые автомобили
Тягачи
Самосвалы
Фургоны
Медицинские автотранспортные средства
Автомобили-эвакуаторы
Специальные и специализированные ТС
Дополнительно при расчётах можно опираться на нормы, заявленные в технической документации производителей автомобилей. И применять по отношению к ним коэффициенты Минтранса.
ПЛЮСЫ. Нормы Минтранса достаточно тщательно проработаны и постоянно актуализируются.
МИНУСЫ. Нормы Минтранса, так же как и "паспортные" нормы производителей, носят обобщенный характер. В реальности на расход топлива влияет совокупность факторов, которая отражается на каждом автомобиле абсолютно индивидуально. Так, по мере увеличения срока службы и пробега, нормированные значения будут всё меньше совпадать с фактическими показателями. При разных обстоятельствах нормы расхода топлива одних и тех же марок ТС и с теми же поправочными коэффициентами могут очень сильно отличаться.

2
Второй вариант нормирования заключается в собственной разработке норм с учётом реальных условий и параметров эксплуатации транспортных средств.
Ещё раз подчеркнём, что нормы Минтранса носят методический или сравнительно-сопоставимый характер. Они не являются неукоснительными. И каждая компания вправе самостоятельно произвести замеры и определить поправочные коэффициенты. При этом, ничего не мешает в дальнейшем применять по отношению к собственным нормам ведомственные коэффициенты.
Для выработки своих норм в автопарке создается комиссия, состоящая из руководства, технических специалистов и - обязательно - водителей ТС конкретных марок. На основании соответствующего приказа комиссия производит контрольные замеры расхода топлива, исходя из характеристик транспортного средства, условий эксплуатации, времени года и т.д. Кстати, для зимнего и летнего периодов дозволено утверждать разные лимиты.

Полученные нормы оформляются в виде отдельного приказа и используются для списания ГСМ. Эти внутренние локальные акты можно изменять, если, например, возникают сомнения в показаниях или когда в автопарк поступают новые ТС. Только нужно, чтобы всё было непременно задокументировано. Шаблоны приказов и актов вы можете скачать по этим ссылкам:
На самом деле, далеко не все автопарки самостоятельно разрабатывают собственные нормы. Либо нет рвения, либо не хватает знаний и опыта. Хотя, не сложно найти тех, кто готов помочь. На простом уровне с этим справится и сотрудник автосервиса. Серьёзнее к делу подходят специализированные метрологические организации и центры по установке спутниковых систем контроля топлива. Главное понимать, что правильное нормирование поможет компании заранее избежать перерасхода топлива на уровне 15-20%!
Среди традиционных способов замера встречаются такие, как: подключение мерного бачка к топливной системе, использование специального щупа с нанесенной шкалой, перелив ГСМ в мерные емкости для сравнительного анализа и др. Но на результат показаний в каждом случае будет влиять допустимая погрешность выбранного способа.
Для объективного расчёта норм расхода топлива необходимо - вместе с одним из привычных способов - использовать спутниковый мониторинг транспорта и сравнивать результаты замеров.
Транспорт следует оснастить датчиками уровня топлива и бортовыми контроллерами. Это оборудование обязательно должно иметь сертификаты средств измерения. О том, как происходит разработка собственных норм с помощью ГЛОНАСC/GPS-систем, рассказывает специалист компании, занимающейся внедрением нашей системы:
Эксплуатационный замер проводится методом долива топлива до полного объёма бака. С целью исключения вмешательства в топливную систему со стороны персонала требуется её опломбировать и сфотографировать. Транспортное средство "прогоняют" на разных режимах (нормальная работа, максимальный режим), после чего снова полностью заправляют, посчитав объём добавленного топлива мерником или иными средствами измерения, которые должны иметь сертификат метрологической поверки.

По итогам замеров фактические показатели (расход топлива, скорость, пройденное расстояние) сравниваются с данными системы спутникового мониторинга транспорта. Если отклонение находится в пределах нормы, то полученный эксплуатационный расход применяется в качестве нормы списания топлива (л/100км, л/моточасы).

Если же обнаруживается разница свыше 5%, то стоит разобраться в причинах: проверить работу штатных систем ТС и верность показаний оборудования для спутникового контроля.

Дмитрий Савельев, инженер

компания "ГУГОЛ-СЕРВИС"
Далее в приказах для каждого ТС закрепляется своя фиксированная норма ГСМ. Топливо можно будет списывать по факту на основе данных спутникового мониторинга, но в объеме, не превышающем утверждённую норму. Если компания всё же останавливается на списании топлива исключительно по нормам, то данные о фактическом расходе используются для расследования спорных случаев.
Важное достоинство ГЛОНАСС/GPS-контроля состоит не только в том, что он позволяет эффективно отслеживать реальный расход топлива в автопарке, но и существенно оптимизирует учёт ГСМ - особенно, если реализована интеграция спутниковой системы с программами для автоматизации управленческого и оперативного учёта.
Учёт и списание ГСМ

Средства автоматизации учёта топлива

Современные программные продукты сильно изменили работу транспортников. В отличие от прошлых лет, им не нужно заниматься многими рутинными задачами, в том числе бумажной волокитой. Такие программы, как "1С:Управление автотранспортом", "1С:Предприятие 8. Транспортная логистика, экспедирование и управление автотранспортом", "1С:TMS Логистика. Управление перевозками", а также различные модификации и аналоги этих продуктов внедрены практически во всех автопарках.

Подобные программы включают немало базовых возможностей, дополнительных подсистем и модулей для комплексного управления транспортом: планирования, контроля, распределения заказов, расчёта амортизации, начисления зарплаты и много другого.
В плане бухгалтерского учёта ГСМ современные программы обеспечивают автоматический учёт поступления и расхода топлива по отдельным ТС и сотрудникам, учёт по нормам и факту, ведение реестра путевых листов, формирование отчетности и т.п.

В таких программах часто реализованы возможности оформления заправок по отдельным видам (со склада, за наличные, по талонам). Кстати, за последние годы бурно развилась интеграция ПО с процессинговыми центрами. Благодаря этому в учётных системах автопарков доступна детализированная информация о заправках по пластиковым картам на АЗС ведущих игроков (Shell, Лукойл, ТНК, Роснефть, Газпромнефть, etc.).
Ещё больше преимуществ автопаркам даёт взаимодействие бухгалтерского ПО с системами спутникового мониторинга транспорта.
Если информация из системы ГЛОНАСС/GPS-контроля поступает в учётную систему автопарка (например, программу 1С:УАТ), то это позволяет:
Выполнять списание ГСМ на основе данных о фактическом расходе топлива и информации о моточасах.
Сравнивать данные о фактическом расходе с нормами (план-факт), сопоставлять их с информацией от процессинговых центров и показателями работы ТС, полученными из системы спутникового контроля (пробег, маршрут, посещение геозон, иные параметры).
В автоматическом режиме вносить в путевой лист топливо, которое остаётся после смены.
Контролировать сотрудников и вести учёт объёма выполненных работ.
Таким образом, за счёт интеграции управленческих программ со спутниковым мониторингом, бухгалтерия получает наиболее эффективный способ учёта и списания ГСМ. А сама компания добивается прозрачной работы автопарка, экономии средств, улучшения дисциплины и повышения качества труда.
При условии, что выработаны конкретные организационные меры и строго соблюдается учётная политика. Об этом подробнее рассказывает наш партнер из Нового Уренгоя, генеральный директор "Альфа - Ком" Павел Баранов.

Прямая речь

Компания занимается комплексной 1С-автоматизацией предприятий, в частности, автотранспортных. Среди крупнейших заказчиков - службы ЖКХ Нового Уренгоя. Клиенты компании из числа владельцев автопарков используют в работе систему спутникового мониторинга "АвтоГРАФ" и отраслевые решения на базе 1С. Это «1С-Рарус: Автохозяйство» и отдельные конфигурации, созданные специалистами "Альфа - Ком" под заказ.
Очень часто заказчики прямо заявляют, что им нужны решения, которые будут делать всё необходимое только при нажатии одной-двух кнопок. То есть по формуле "установил и забыл". Однако в данном случае такой подход не сработает.

Надо понимать, что любая техническая система не может полностью исключить человеческий фактор. Также как автоматизация не отменяет документооборот - в нашем случае мы говорим о путевых листах.

Каждый, кто использует системы спутникового мониторинга, знает, что неизбежно придется столкнуться с расхождениями. Например, когда одометр показывает один пробег, а ГЛОНАСС выдаёт показатели ниже. Или же когда объем топлива по заправочным документам не совпадает с фактическими данными из спутниковой системы. С этими нестыковками, так или иначе, нужно работать. Сравнивать, выяснять, расследовать, принимать административные решения.

Поэтому руководству нужно изначально определиться, как нормировать ГСМ и вести учёт, какие показатели брать за основу, кто этим будет заниматься и что грозит нарушителям. Всё это должно быть оформлено в виде приказов и донесено до коллектива.

При правильном подходе интеграция программных продуктов, таких как 1С, с системами ГЛОНАСС/GPS-контроля позволяет значительно улучшать работу автотранспортных компаний. Но, опять же, нужно осознавать, что у программ для автоматизации - управленческая миссия, а спутниковые системы выполняют функцию контроля. И там, и там есть своя специфика, а при взаимодействии возможны разночтения. Поэтому для того, чтобы интегрированное решение приносило пользу автопарку, нужно заранее проработать все моменты и стратегию дальнейшей работы. В этом обязательно должна помогать компания, занимающаяся автоматизацией.
Павел Баранов, генеральный директор

компания "Альфа-Ком"

Система "АвтоГРАФ" поддерживает интеграцию со многими распространёнными учётными системами, в частности, с продуктами 1С. Вы можете узнать подробнее об этой и других возможностях контроля топлива, позвонив нам по телефону или оставив заявку на бесплатное тестирование системы.

Понравилась статья? Расскажите о ней друзьям и коллегам:
Узнайте больше о мониторинге
Присоединяйтесь к нам в социальных сетях и получайте самую актуальную информацию о системах слежения, мониторинга и контроля

Регион

Город

Закажите консультацию